Nachdem der Jugendaustausch, das Workcamp oder der Fach- kräfteaustausch stattgefunden hat, geht es an die Abrechnung. In deren Verlauf erstellen Sie einen Verwendungsnachweis (kurz VN). Dafür müssen Sie zwei bzw. drei Formulare bei Ihrer Zentral- oder Länderstelle einreichen. Diese ergänzt dann den VN um weitere Unterlagen und reicht ihn bei unserer Stiftung ein.

Bitte beachten Sie:

Den Zentral- und Länderstellen steht es frei, sich von Ihnen weitere Formblätter vorlegen zu lassen oder weitere Unterlagen einzufordern. Bitte informieren Sie sich im Vorfeld ihrer Maßnahme genau über die notwendigen Unterlagen.

Sie reichen Zwei Formulare (Teilnehmerliste und Sachbericht) ein, sofern eine Festbetragsfinanzierung beantragt wurde. Drei Formulare (Teilnehmerliste, Sachbericht und Formblatt NF1) sind notwendig, wenn eine Fehlbedarfsfinanzierung beantragt wurde. Zur Erinnerung:

 Festbetrag oder Fehlbedarf?

• Festbetragsfinanzierung heißt, dass die Zuwendung in Form von festgelegten Fördersätzen erfolgt. Diese Form der Zuwendungen ist im KJP die Regel, von der nur in begründeten Ausnahmefällen und unter bestimmten Bedingungen abgerückt werden kann.

• Ausnahmefall Fehlbedarfsfinanzierung:
  Unter einem Fehlbedarf versteht man die Differenz, die zwischen den Gesamtkosten des Trägers und der Summe der Eigenmitteln und den sonstigen Einnahmen des Trägers besteht. Eine Fehlbedarfsfinanzierung kann nur in Ausnahmefällen gewährt werden. Die Gründe für eine derartige Finanzierung müssen plausibel dargelegt werden und werden gesondert geprüft. Zur Beantragung einer Fehlbedarfsfinanzierung müssen Sie Ihrem Antrag das Formblatt NF1 hinzufügen.

Warum eine Teilnehmerliste?

• Anhand der Teilnehmerliste kann geprüft werden, ob Ihre beantragten KJP-Mittel zweckentsprechend verwendet wurden. Die Listen sind von den Teilnehmenden während der Maßnahme vollständig auszufüllen und zu unterschreiben. Außerdem muss ein Vertreter des Trägers/ eine Leitungskraft die Richtigkeit der Gesamtliste mit seiner Unterschrift gewährleisten. Bitte machen Sie alle geforderten Angaben. Sind Sie einer Zentralstelle angeschlossen muss die Teilnehmerliste immer im Original beigefügt sein.

Was ist der Sachbericht?

• Der Sachbericht stellt die abschließende Projektdokumentation dar. Hier bitten wir Sie auf sämtliche Fragen einzugehen und genaue Angaben bezüglich Verlauf, Inhalt, Methodik, Gruppe und Zielen der Maßnahme zu machen. Denken Sie daran, dass der Sachbericht Aufschluss über Ihr Projekt gibt. Er bietet außerdem die Möglichkeit gewonnene Eindrück als Feedback zu verarbeiten.