Los geht's! - Praxishandreichung für den deutsch-russischen Jugend- und Schulaustausch

Finanzierung von Projekten

Ohne Moos nix los: Selbst die mitreißendste Idee muss erst einmal finanziert werden. Viele haben jedoch Angst vor Antragsformularen, Klinkenputzen bei Förderern und Zahlen. Wir zeigen Ihnen in der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie sich dem leidigen Finanzierungsthema erfolgreich widmen. 

Wer Geld hat, kann es auch ausgeben. Bei der Planung für den Jugendaustausch stehen Sie dabei vor zwei Fragen: Erstens, woher soll es kommen? Zweitens, wie hoch sind meine Kosten überhaupt? Eine kluge Planung beginnt mit der Ausgabenseite, um dann Ideen zu entwickeln, wie diese Ausgaben gegenfinanziert werden können. Wenn der Saldo stimmt, kann es losgehen. Doch von vorn und Schritt für Schritt.

1. Vorarbeit: Welche Informationen benötige ich?

Die Projektfinanzierung hängt eng mit anderen Aspekten der Projektarbeit zusammen wie dem Projektinhalt (Was mache ich? Für und mit wem? Was will ich damit erreichen?) oder der Öffentlichkeitsarbeit (Wie mache ich anderen klar, was das Besondere an meinem Projekt ist?). Die Frage nach der Finanzierung sollte also dann gestellt werden, wenn das Projekt in Grundzügen „steht“.

2. Planung der Ausgaben

Als erstes verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Ausgaben. Bei dieser Ideensammlung hilft folgende Leitfrage: Welche (Geld)Mittel brauche ich, um mein Projekt umzusetzen? Denken Sie dabei an alle Projektphasen (Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung), aber auch die Overhead-Kosten (Büro/Telefon/Materialien…). Alle Posten werden in ihrer Höhe geschätzt und nach Oberbegriffen sortiert (z.B. Vorbereitung, Unterkunft, Verpflegung, Programm, Sprachmittlung, Nachbereitung, Overhead). Am besten planen Sie dabei einen Puffer von 10%-15% der Gesamtkosten für Unvorhergesehenes mit ein, denn meist geschieht etwas, womit Sie nicht gerechnet haben. 

Bei der Ausgabenplanung sollten alle Projektbeteiligten mitwirken, damit alle Bereiche des Projektes mit bedacht werden. Das heißt für deutsch-russische Begegnungen: Planen Sie unbedingt gemeinsam mit Ihrem russischen Partner!

Tipp

Wenn größere Posten schwer zu schätzen sind, holen Sie mehrere Angebote ein. Wenn Sie aus öffentlichen Mitteln gefördert werden, sind bei Posten über 1.000 € drei Vergleichsangebote sogar verpflichtend.

3. Planung der Einnahmen

Beginnen Sie die Einnahmenplanung mit der einfachsten Frage: Was haben wir schon? Das kann ehrenamtliche Arbeit sein statt teurer Honorare, mietfrei nutzbare Räume oder vorhandene Büroinfrastruktur. Als nächstes stellt sich die Frage nach den Eigenmitteln: Beiträge des Vereins, der Schule oder eines Fördervereins sowie Beiträge der Teilnehmenden.
 

Achtung

Achten Sie darauf, dass durch die Höhe der Teilnahmebeiträge keine soziale Auswahl getroffen wird. Sie können die Beiträge je nach Einkommen staffeln oder individuelle Unterstützungsmöglichkeiten anzubieten.

Aus diesen Posten und der Ausgabenplanung können Sie den noch bestehenden Bedarf berechnen: Wie viel benötigen wir zusätzlich, um alle Kosten zu decken? Hier kommen häufig mehrere Einnahmequellen in Frage.

Grundsätzliche Unterschiede bestehen zwischen öffentlicher und privater Förderung. Öffentliche Förderung kann auf kommunaler, regionaler, Landesebene, Bundesebene oder europäischer Ebene beantragt werden. In der Regel gibt es Antragsfristen, Förderrichtlinien und Antragsformulare. Auch bei der Förderung aus privaten Quellen wie privatrechtlichen Stiftungen gibt es Antragsfristen, Fördervoraussetzungen und Antragsformulare. Gerade bei kleineren Stiftungen ist das Antragsverfahren mitunter nicht so stark formalisiert.

Ebenfalls aus privater Quelle kommen Spenden. Hierfür sind weder Abrechnungen noch Gegenleistungen erforderlich. Es gibt entweder allgemeine Spenden oder Spenden für einen bestimmten Verwendungszweck. Bei Spenden an gemeinnützige Vereine mit steuerlichem Freistellungsbescheid gibt es eine Spendenbescheinigung für den Spender/die Spenderin, damit die Spende steuerlich berücksichtigt werden kann.

Sachleistungen sind ebenfalls eine Form der Spende und können per Spendenbescheinigung quittiert werden. Das könnten bei deutsch-russischen Begegnungen Bustransfers, Getränke oder Verpflegung (z.B. das Fleisch für den Grillabend von der örtlichen Metzgerei) oder die mietfreie Nutzung von Räumen sein.

Im gemeinnützigen Sektor selten ist Sponsoring. Das Verhältnis zwischen Sponsor und Gesponserten beruht auf einer Vereinbarung, die konkrete Gegenleistungen benennt. Häufig ist das öffentlichkeitswirksame Werbung des Gesponserten für den Sponsor – bekannt z.B: aus dem Sport.

4. Ansprache von Geldgebern

Zunächst recherchieren Sie die potentiellen Förderer und informieren sich über Förderziele und Ansprechpartner Nehmen Sie vor Antragstellung Kontakt mit den jeweils Zuständigen auf um vorab zu klären, ob sich der Förderantrag lohnt und ob sich verschiedene Fördermittel gegeneinander ausschließen. Bevor Sie Geldgeber anfragen, lohnt sich ein Perspektivwechsel. Wenn Sie die Frage „Warum sollte dieser Geldgeber gerade mein Projekt fördern?“ beantworten können, gelingt Ihnen eine zielgerichtete Ansprache und Sie schärfen das eigene Profil. Es gehört übrigens zum guten Ton, die Geldgeber und Förderer in der eigenen Öffentlichkeitsarbeit zu nennen und ihnen Projektergebnisse zur Verfügung zu stellen. Laden Sie auch unbedingt Vertreterinnen / Vertreter der fördernden Institutionen zu öffentlichen Teilen des Programms ein (z.B. zur Präsentation der Projektergebnisse oder zum Grillabend).

Tipp

Bereiten Sie sich auf ein persönliches Treffen oder das erste Telefonat mit einem potentiellen Förderer vor. Überlegen Sie: Was ist das Besondere an Ihrem Projekt, was ist daran interessant für den Förderer und wem nutzt das, was Sie tun? Diese Kurzdarstellung sollte maximal 90 Sekunden dauern.

5. Stolpersteine bei der Einnahmenplanung

Die Einnahmen sind erst mit den tatsächlichen Bewilligungen bzw. Förderverträgen oder dem Spendeneingang gesichert. Vorher sollten Sie auch keine Ausgaben für diese Kosten tätigen, da in der Regel nur gefördert werden kann, wenn Projekte noch nicht begonnen wurden. Als Beginn zählt dabei der Zeitpunkt, zu dem finanzielle Verbindlichkeiten eingegangen werden. Bei manchen Förderern ist es aber möglich, einen sog. vorzeitigen Maßnahmebeginn zu beantragen, so dass mit dem Projekt und damit zusammenhängenden Ausgaben auch schon vor der Bewilligung begonnen werden kann. 

Nicht alle Förderanträge führen zum Erfolg oder werden in der beantragten Höhe bewilligt. Sie sollten also immer einen kostengünstigeren „Plan B“ in petto haben. Abgleichen sollten Sie auch, wann die Einnahmen tatsächlich zu erwarten sind und wann die Ausgaben fällig werden, so dass keine Zahlungsengpässe entstehen. Häufig müssen Sie die Überweisung der Mittel anfordern (Mittelabruf, Vorschussantrag o.ä.).

Praxisbeispiel

6. Verantwortliche ernennen

Sie müssen all diese Aufgaben nicht allein lösen. Suchen und finden Sie in Ihrem Team oder Umfeld eine Person, die die gesamten Finanzen des Projekts im Auge hat. Meist findet sich jemand mit einem Faible für Zahlen. Vielleicht können Sie sich auch an einen Verein wenden, der darin Erfahrung hat und sich dort beraten lassen.

Diese Person muss vom Team in dieser Rolle akzeptiert sein und während aller Projektphasen die Fäden in der Hand behalten. Im Vorfeld betreut sie die Ausgaben- und Einahmenplanung und die Antragstellung, während des Projekts verwaltet sie die Handkasse, bewahrt alle Belege sortiert auf, erfasst sie in einer Belegliste oder einem Kassenbuch und sammelt alle weiteren für die Abrechnung notwendigen Unterlagen (z.B. Teilnehmendenlisten oder sachliche Infos für einen inhaltlichen Bericht an Förderer). 

Hierzu gehört besonders bei längeren Projekten, in bestimmten Zeitabständen einen Zwischenstand der Ausgaben zu erfassen, um die kalkulierten Ausgaben nicht zu überschreiten. Änderungen sollten auch mit den Förderern besprochen werden.

7. Projekt abrechnen

Nach dem Projekt ist vor der Abrechnung: Rechnungen von Dienstleistern müssen bezahlt und ggf. vorher angefordert werden. Denken Sie auch an die Honorare für Ihre externen Kräfte (Sprachmittlerinnen, Referierende). Ist das erledigt, muss die Abrechnung fertig gestellt werden. Die erforderlichen Unterlagen und geltenden Fristen ergeben sich aus dem Fördervertrag bzw. dem Bewilligungsbescheid. Geldgeber sehen auch gern konkrete Projektergebnisse (Fotos, Zeitungsberichte u.ä.).

Sie sollten auch eine interne Abrechnung erstellen mit einem überblicksartigen Kosten- und Finanzierungsnachweis, einer Belegliste, den dazugehörigen Belegen (Thermobelege kopieren und alle Belege fünf Jahre lang aufbewahren), einem Sachbericht und einem Nachweis über die Teilnehmenden.

8. Fazit

Haben Sie keine Angst vor Zahlen, Tabellen und Formularen. Es ist meist gar nicht so schwierig wie es auf den ersten Blick wirkt. Zerlegen Sie alle Aufgaben in kleine Pakete und holen Sie sich Hilfe. Und: Haben Sie keine Angst, bei Förderern anzurufen. Persönliche Ansprache wirkt oft Wunder. 

Checkliste