Organisation eines deutsch-russischen Jugendaustausches:
Team - Teilnehmende - Partner*innen

Sie planen eine Jugendbegegnung? 
Suchen Sie sich Verbündete!

Alexandra Münchberg

Die Organisation einer Jugendbegegnung findet nicht im luftleeren Raum statt, sondern im Zusammenspiel und unter Mitwirkung verschiedener Personengruppen. Überlegen Sie, wer aus Ihrem Umfeld Ihnen wie bei der Organisation und Durchführung einer Begegnung behilflich sein könnte. Seien Sie gewiss, der Aufwand lohnt sich!

Mitstreiter und Mitstreiterinnen brauchen Sie als Projektleitung der Begegnung für verschiedene Aufgaben und aus verschiedenen Kreisen. Wo sie zu finden sind und welche Unterstützung Sie von ihnen erhalten können? Hier verraten wir es Ihnen.

Wie finde ich Teilnehmende für meine Begegnung?

Für eine Begegnung in Russland ist es meist leichter Teilnehmende zu finden als für eine Begegnung in Deutschland. Die Aussicht, eine fremde Kultur kennenzulernen und in bisher unbekannte Regionen zu reisen, stellt oft schon Anreiz genug dar. Findet aber die Begegnung in Deutschland statt, ist das Interesse bei Jugendlichen häufig geringer. Wenn der Kreis der Teilnehmenden nicht vorgegeben ist, z.B. eine feststehende Jugendgruppe oder Schulklasse, sollten Sie für die Ausschreibung der Begegnung bzw. die Akquise der Teilnehmenden mehr Zeit einplanen. Prüfen Sie, ob Sie die Ausschreibung außer über Ihre eigenen Kanäle (Website, Social-Media-Kanäle, Schul- oder Vereinszeitung) auch über Ihren Dachverband, den städtischen Jugendclub oder das Amts- oder Gemeindeblatt streuen können.

Notizen werden an eine Flipchart gepinnt

Finden sich nicht genügend Teilnehmende an Ihrer Schule bzw. in Ihrem Verein, gibt es vielleicht Interessierte in befreundeten Vereinen oder an anderen Schulen. Über persönliche Kontakte können Sie auch dort für Ihre Begegnung werben: Sprechen Sie die Zuständigen an und vereinbaren Sie, wie Sie die Jugendlichen informieren können.

Fehlende Zeit als Argument, nicht an einer Begegnung teilnehmen zu können, lässt sich meist nicht entkräften. Sie können aber bei der Planung auf Zeitfenster möglicher Beteiligter (wichtige Termine im Vereins- oder Schulleben, Feiertage, Ferien, Prüfungsphasen) achten.

Hier kann es hilfreich sein, wenn:

  • Sie sich im Kreis der möglichen Teilnehmenden ein bis zwei „Zugpferde“ suchen, also Fürsprecher. Oft können sie Gleichaltrige mit den gleichen Argumenten besser überzeugen. Manchmal reicht es auch schon aus zu hören, dass die Freundin oder der Freund mitmachen.
  • Ehemalige Teilnehmende einer Jugendbegegnung von ihren Erlebnissen und Erfahrungen berichten. Kaum etwas ist erfolgreicher als Mundpropaganda.
  • Sie Ihr Programm so gestalten, dass es auch für Teilnehmende aus der Gastgebergruppe abwechslungsreich ist und Neues beinhaltet, z.B. durch den Besuch von Orten, die der Öffentlichkeit sonst nicht zugänglich sind.
  • Sie bei der Werbung deutlich machen, dass bei der Begegnung der Spaß im Vordergrund steht.
  • Sie beim Gespräch mit potentiellen Teilnehmenden auch darauf eingehen, dass bei der Begegnung Erfahrungen und Kompetenzen vermittelt werden, die für die persönliche Entwicklung und ggf. für den weiteren Schul- oder Ausbildungsweg wichtig sein könnten.
  • Sie zunächst eine Begegnung in Russland durchführen und im Anschluss die russischen Partner nach Deutschland einladen. Verdeutlichen Sie, dass die Begegnung in Russland und in Deutschland zusammengehören.
Ein Vortrag wird vor Publikum gehalten

Wozu Eltern einbinden?

Planung als auch bei der Organisation eine große Hilfe sein.

Die Möglichkeiten, wie Sie die Eltern bei der Organisation des Austauschs einbinden können, sind vielfältig. Sie können für die russischen Gäste als Gastfamilien fungieren. Sollte der Austausch in ihrem Heimatort stattfinden, könnten Eltern für Fahrdienste während der Begegnung gewonnen werden. Es lohnt sich auch, Eltern in die inhaltliche Gestaltung des Programms einzubeziehen: Sie können aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeiten als Experten zu einem bestimmten Thema auftreten oder bei der Organisation von Exkursionen oder Besichtigungen in Einrichtungen, in denen sie arbeiten, behilflich sein.

Versuchen Sie daher, die Eltern der Teilnehmenden bzw. der Schülerinnen und Schüler frühzeitig über den geplanten Austausch zu informieren, z.B. bei einem Elternabend. Zur positiven Einstimmung auf Russland können Sie unseren Film zum Jugendaustausch zeigen oder Sie bereiten gemeinsam mit den Jugendlichen ein kleines Buffet mit russischen Speisen vor.

Wer unterstützt mich innerhalb meines Vereins, meiner Organisation bzw. Schule?

Die Organisation eines Austauschs wird für Sie um ein Vielfaches schwieriger, wenn Sie dafür keine Unterstützung aus Ihrem Verein oder Ihrer Schule erhalten. Auf jeden Fall sollte die Schulleitung bzw. der Vorstand Ihres Vereins von Ihren Plänen Kenntnis haben und diese befürworten. Suchen Sie sich darüber hinaus eine Partnerin oder einen Partner aus Ihrem Team bzw. Kollegium, der oder die Sie bei der Vorbereitung und Durchführung des Austauschs unterstützt. Auch wenn es keine Hauptamtlichen gibt, die unterstützen können, findet sich im Kreis der Ehrenamtlichen bestimmt jemand, der gern Aufgaben übernimmt. Überlegen Sie dazu, welche Punkte Sie in der Vorbereitung und Durchführung selbst nicht gut abdecken können oder bei welchen Aufgaben Sie ggf. Hilfe bräuchten, z.B.:

  • Die Fachlehrkraft für Kunst, Musik oder Theater kann bei der inhaltlichen Gestaltung Ihres Austauschs zum Thema Kultur behilflich sein;
  • Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin aus der Verwaltung Ihrer Organisation unterstützt Sie dabei, Materialien zu beschaffen, die die Teilnehmenden beim Austausch für die Projektarbeit benötigen;
  • Die Buchhaltung Ihrer Einrichtung stellt die finanzielle Abwicklung des Austauschs sicher und kümmert sich um notwendige Überweisungen. Das kann auch der Kassier bzw. die Schatzmeisterin des Vereins sein.
Hand mit Füllfederhalter beim schreiben. Im Hintergrund ein Laptop

Wie kann die Unterstützung durch die Kommune aussehen?

Auch wenn die kommunalen Töpfe bekanntlich nicht übersprudeln, so kann es sich doch lohnen an den Bürgermeister oder den Landrat heranzutreten. So kann das Oberhaupt Ihrer Stadt oder Gemeinde über den Austausch informiert werden und um einen Empfang im Rathaus gebeten oder zum Abschlussabend eingeladen werden. Die Lokalpresse ist an solchen Terminen meist sehr interessiert. Damit werden Ihr Austausch und Ihr Engagement in der Öffentlichkeit wahrgenommen und der Bürgermeister oder Landrat kann deutlich machen, dass seine Stadt oder Gemeinde sehr an internationalem Austausch interessiert ist und diesen unterstützt. Auch die Bitte um finanzielle Unterstützung ist nicht abwegig. Schon die Übernahme von Buskosten, die Einladung zu einem Essen in der Rathauskantine oder die kostenfreie Nutzung von Räumlichkeiten der Stadt oder Gemeinde können Ihr Budget entlasten. Auch ein kleiner Zuschuss aus dem kommunalen Budget für Ihre Begegnung oder die Unterstützung aus der Verwaltung bei organisatorischen Fragen sind Anerkennung und Hilfe zugleich.

 

Alexandra Münchberg

Bundesjugendreferentin in der Bayerischen Jungbauernschaft, Landjugend-Bezirksverband Oberfranken e.V.

Wissenswertes zu:

Teilnehmendensuche

Wenn Sie Ihre Begegnung frei ausschreiben wollen und Teilnehmende suchen, können Sie Ihr Angebot auf 

veröffentlichen und auf dem Marktplatz der

einstellen. Wenn Sie uns einen kurzen Hinweis geben, teilen wir die Ausschreibung gern auf unseren Social-Media-Kanälen.

Teambuilding

Beschäftigen Sie sich bei der Bildung Ihres Teams nicht nur mit dem wer, sondern auch mit dem wie. Eine Gruppe von Menschen ist noch nicht automatisch ein Team:

Vereinbaren Sie, wie Sie zusammenarbeiten wollen, wie häufig Sie sich besprechen, wer welche Aufgaben übernimmt und wer welche Entscheidungen trifft. Hilfreich sind auch gemeinsame Rituale (wie ein regelmäßiges Treffen), Ziele und Werte.

Städtepartnerschaften

Städtepartnerschaften können ein guter Ansatzpunkt sein, wenn Sie Unterstützung von der Kommune anfragen. Ob Ihre Stadt oder Region bereits eine Städtepartnerschaft mit Russland hat, können Sie auf der Homepage des 

erfahren. 

führt ebenfalls eine Datenbank, in der Sie nach bestehenden Partnerschaften recherchieren können.