Woher bekomme ich Geld für mein Projekt? Finanzierung und Förderung von Begegnungen

Astrid Nebelung

Ohne Moos nix los: Selbst die mitreißendste Idee muss erst einmal finanziert werden. Viele haben jedoch Angst vor Antragsformularen, Klinkenputzen bei Förderern und Zahlen. Wir zeigen Ihnen in der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie sich dem leidigen Finanzierungsthema erfolgreich widmen. 

Wer Geld hat, kann es auch ausgeben. Bei der Planung für den Jugendaustausch stehen Sie dabei vor zwei Fragen: Erstens, woher soll es kommen? Zweitens, wie hoch sind meine Kosten überhaupt? Eine kluge Planung beginnt mit der Ausgabenseite, um dann Ideen zu entwickeln, wie diese Ausgaben gegenfinanziert werden können. Wenn der Saldo stimmt, kann es losgehen. Doch von vorn und Schritt für Schritt.

Die Projektfinanzierung ist eng verbunden mit anderen Aspekten der Projektarbeit wie dem Projektinhalt (Was mache ich? Für wen? Mit wem? Was will ich damit erreichen?), zeitlichen Vorstellungen (Wann soll die Begegnung stattfinden?) und konkreten Planungen für das Programm (Wo übernachtet meine Gruppe? Wie viele Personen nehmen teil?). Darüber hinaus kommen bei der Finanzplanung – insbesondere bei der Beantragung von Fördermitteln - Fragen auf, die auch für die Öffentlichkeitsarbeit von Bedeutung sind (Was ist das Besondere an meinem Projekt? Wie erkläre ich das Außenstehenden?). Die Frage nach der Finanzierung sollte also erst dann gestellt werden, wenn das Projekt in Grundzügen steht.

Als erstes verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Ausgaben. Dabei hilft die Leitfrage: Welche (Geld)Mittel brauche ich, um mein Projekt umzusetzen? Setzen Sie sich für diesen Schritt mit allen Projektbeteiligten zusammen, damit alle Bereiche bedacht werden. Das heißt für deutsch-russische Begegnungen: Planen Sie unbedingt gemeinsam mit Ihrem russischen Partner!

Durchdenken Sie dabei alle Projektphasen (Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung), aber auch die Overhead-Kosten (Büro, Telefon- und Materialkosten). Alle Posten werden in ihrer Höhe geschätzt und nach Oberbegriffen sortiert (z.B. Vorbereitung, Unterkunft, Verpflegung, Programm, Sprachmittlung, Nachbereitung, Overhead). Am besten planen Sie dabei einen Puffer von 10%-15% der Gesamtkosten für Unvorhergesehenes mit ein, denn meist geschieht etwas, womit Sie nicht gerechnet haben.

Beginnen Sie die Einnahmenplanung mit der einfachsten Frage: 

• Was haben wir schon? 

Das kann ehrenamtliche Arbeit sein statt teurer Honorare, mietfrei nutzbare Räume oder vorhandene Büroinfrastruktur. Als nächstes stellt sich die Frage nach den 

• Eigenmitteln: 

Beiträge des Vereins, der Schule oder eines Fördervereins sowie Beiträge der Teilnehmenden.

Zunächst recherchieren Sie die potentiellen Förderer und informieren sich über deren Förderziele und Ansprechpartner. Nehmen Sie vor Antragstellung Kontakt mit der jeweils zuständigen Person auf, um vorab zu klären, ob sich der Förderantrag lohnt und ob sich verschiedene Fördermittel gegeneinander ausschließen. Bevor Sie Geldgeber anfragen, lohnt sich ein Perspektivwechsel. Wenn Sie die Frage „Warum sollte dieser Geldgeber gerade mein Projekt fördern?“ beantworten können, gelingt Ihnen eine zielgerichtete Ansprache und Sie schärfen das eigene Profil.

Es gehört übrigens zum guten Ton, die Geldgeber und Förderer in der eigenen Öffentlichkeitsarbeit zu nennen und ihnen Projektergebnisse zur Verfügung zu stellen. Denken Sie daran, auch Vertreterinnen / Vertreter der fördernden Institutionen zu öffentlichen Teilen des Programms einzuladen (z.B. zur Präsentation der Projektergebnisse oder zum Abschlussabend).

Sie müssen all diese Aufgaben nicht allein lösen. Suchen und finden Sie in Ihrem Team oder Umfeld eine Person, die die gesamten Finanzen des Projekts im Auge hat. Meist findet sich jemand mit einem Faible für Zahlen. Vielleicht können Sie sich auch an einen Verein wenden, der darin Erfahrung hat und sich dort beraten lassen.

Diese Person muss vom Team in dieser Rolle akzeptiert sein und während aller Projektphasen die Fäden in der Hand behalten. Im Vorfeld betreut sie die Ausgaben- und Einahmenplanung und die Antragstellung, während des Projekts verwaltet sie die Handkasse, bewahrt alle Belege sortiert auf, erfasst sie in einer Belegliste oder einem Kassenbuch und sammelt alle weiteren für die Abrechnung notwendigen Unterlagen (z.B. Teilnehmendenlisten oder sachliche Infos für einen inhaltlichen Bericht an Förderer). 

Hierzu gehört besonders bei längeren Projekten, in bestimmten Zeitabständen einen Zwischenstand der Ausgaben zu erfassen, um die kalkulierten Ausgaben nicht zu überschreiten. Änderungen sollten auch mit den Förderern besprochen werden.

Nach dem Projekt ist vor der Abrechnung: Rechnungen von Dienstleistern müssen bezahlt und ggf. vorher angefordert werden. Denken Sie auch an die Honorare für Ihre externen Kräfte (Sprachmittlerinnen bzw. Sprachmittler, Referierende). Ist das erledigt, muss die Abrechnung fertig gestellt werden. Die erforderlichen Unterlagen und geltenden Fristen ergeben sich aus dem Fördervertrag bzw. dem Bewilligungsbescheid. Geldgeber sehen auch gern konkrete Projektergebnisse (Fotos, Zeitungsberichte u.Ä.).

Sie sollten auch eine interne Abrechnung erstellen mit einem überblicksartigen Kosten- und Finanzierungsnachweis, einer Belegliste, den dazugehörigen Belegen (Thermobelege kopieren und alle Belege je nach Förderbescheid fünf oder zehn Jahre lang aufbewahren), einem Sachbericht und einem Nachweis über die Teilnehmenden. Denken Sie daran, dass Sie über Ihr Projekt auch auf den eigenen Kanälen berichten (Homepage, Social Media, Vereinszeitschrift) und vergessen Sie dabei nicht, Ihren Geldgebern zu danken.

Haben Sie keine Angst vor Zahlen, Tabellen und Formularen. Es ist meist gar nicht so schwierig wie es auf den ersten Blick wirkt. Zerlegen Sie alle Aufgaben in kleine Pakete und holen Sie sich Hilfe. Und: Haben Sie keine Angst, bei Förderern anzurufen. Persönliche Ansprache wirkt oft Wunder.

Astrid Nebelung ist Referatsleiterin für Förderung und Qualifizierung in der Stiftung Deutsch-Russischer Jugendaustausch. Seit 2001 arbeitet sie im Bereich der öffentlichen Förderung und hat Erfahrung mit verschiedenen Förderprogrammen. Sie ist der Meinung, dass die Angst vor Formularen und Zahlen unberechtigt ist und es sich lohnt, sich einfach zu trauen!