Außerschulisches Fachkräfteprogramm abrechnen

Nachdem Ihr Fachkräfteprogramm stattgefunden hat, geht es an die Abrechnung. In deren Verlauf erstellen Sie einen Verwendungsnachweis (kurz VN). Dafür müssen Sie bestimmte Formulare bei Ihrer Zentral- oder Länderstelle einreichen, welche wir Ihnen auf dieser Seite zum Download zur Verfügung stellen. Diese ergänzt dann den VN um weitere Unterlagen und reicht ihn bei unserer Stiftung ein.

Hinweis: Den Zentral- und Länderstellen steht es frei, sich von Ihnen weitere Formblätter vorlegen zu lassen oder weitere Unterlagen einzufordern. Bitte informieren Sie sich im Vorfeld Ihrer Maßnahme genau über die notwendigen Unterlagen.

Frist: Die Frist für die Vorlage des Verwendungsnachweises ist in der Regel im Weiterleitungsvertrag Ihrer Länder- oder Zentralstelle festgelegt.

Ihr Verwendungsnachweis besteht aus folgenden Unterlagen:

1. Teilnehmendenliste (Formblatt L) 

Die Leitungsperson des Fachkräfteprogramms bzw. eine Vertreterin oder ein Vertreter des verantwortlichen Trägers muss dafür sorgen, dass die Teilnehmendenliste von allen deutschen und russischen Fachkräften vollständig ausgefüllt und eigenhändig unterschrieben wird. Am unteren Ende jedes Blattes der Teilnehmendenliste bestätigt die Leitungsperson die Richtigkeit aller Angaben mit ihrer Unterschrift. Die Teilnehmendenliste ist im Original vorzulegen.

Tipp: Das Formblatt L ist ein sehr wichtiges Dokument in Ihrem Verwendungsnachweis. Schauen Sie sich das Formular genau an und achten Sie hier besonders auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben. Bei Fachkräften ist die genaue Angabe der Funktion in der Jugendhilfe obligatorisch! 

2. Sachbericht

Der Sachbericht stellt die abschließende Projektdokumentation dar. Hier bitten wir Sie, auf sämtliche Fragen einzugehen und genaue Angaben bezüglich des Verlaufs, des Inhalts, der Methodik, der Gruppe und der Ziele der Maßnahme zu machen – die Länge oder vielmehr die Kürze ist dabei nicht so entscheidend wie die Inhalte. Denken Sie daran, dass der Sachbericht Aufschluss über Ihr Projekt gibt. Er bietet außerdem die Möglichkeit, gewonnene Eindrücke als Feedback zu verarbeiten.

3. Programm

Während beim Antrag ein vorläufiges Programm eingereicht werden muss, ist mit dem Verwendungsnachweis das tatsächlich durchgeführte Programm vorzulegen.

4. Belegliste (Formblatt BLi)

Die Originalbelege und Quittungen zum Projekt müssen in der Regel bei der zuständigen Länderstelle bzw. Zentralstelle eingereicht werden. Für die Abrechnung uns gegenüber genügt eine Belegliste aller Ausgaben, aus der Belegdatum, Zahlungs- bzw. Buchungsdatum, Zahlungsempfänger, Verwendungszweck und der einzelne Betrag hervorgehen. Sie können dafür das Formblatt NBLi nutzen, das entsprechende Kontenblatt aus Ihrer Buchhaltung oder eine selbsterstellte Tabelle.

Hinweis: Die Aufbewahrungspflicht aller Unterlagen beträgt 5 Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises, sofern nicht nach steuerrechtlichen oder anderen Vorschriften eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmt ist.

Tipp: Gliedern Sie Ihre Belegliste thematisch, so bewahren Sie für sich und uns die Übersicht!

5. Formblatt AV-K1 (nur bei Fehlbedarfsfinanzierung)

Dieses Formblatt finden Sie zum Download in der rechten Spalte. Es muss nur dann eingereicht werden, wenn Ihr Projekt als Fehlbedarfsfinanzierung gefördert wurde. 

6. Formblatt M (statistisches Formblatt)

Dieses Formblatt enthält statistische Informationen zu Ihrem Projekt (Anzahl der Teilnehmenden, Alter etc.) und zur Kostenstruktur (Gesamtkosten, KJP-Förderung, weitere öffentliche Mittel).